¿Qué es el Formulario W-9? Guía Rápida (2025)

¿Qué es el Formulario W-9 y cuándo necesitas llenarlo? (Guía 2025 para Extranjeros con LLC en EE.UU.)

Si tienes una LLC en Estados Unidos, es probable que en algún momento te pidan llenar el Formulario W-9. Aunque puede parecer confuso a primera vista, este documento es esencial para operar correctamente y evitar problemas fiscales. En este artículo, te explicamos qué es, para qué sirve, quién debe completarlo y qué significa para los extranjeros con un negocio en EE.UU.

¿Qué es el Formulario W-9?

👉 Descarga el Formulario W-9 oficial (PDF)

El Formulario W-9 es un documento oficial del IRS que se utiliza para solicitar el nombre legal y el número de identificación fiscal (TIN) de una persona o entidad de EE.UU.

Es importante destacar que el W-9 no se envía al IRS. En cambio, se lo entregas a la persona o empresa (como Amazon, Stripe, un banco u otro negocio) que necesita tu información fiscal para poder emitir formularios como 1099-NEC, 1099-MISC o 1099-K.

¿Quién Debe Completar un W-9?

Este formulario debe ser completado por cualquier “persona de EE.UU.”, que incluye:

• Ciudadanos o residentes fiscales de EE.UU.
• Entidades registradas en EE.UU. (incluyendo LLC, corporaciones, sociedades y fideicomisos)

Si tienes una LLC registrada en EE.UU., aunque seas un propietario extranjero, empresas como Amazon, bancos o procesadores de pago probablemente te pedirán un W-9.

¿Qué Información Se Incluye en el Formulario W-9?

• Nombre legal del individuo o entidad (según registros del IRS)
• Nombre de la LLC (si aplica)
• Tipo de entidad (individuo, Corporación C, Corporación S, sociedad, LLC)
• Códigos de exención (si aplica)
• Dirección postal en EE.UU.
• Número de Identificación del Contribuyente (EIN, SSN o ITIN)
• Firma y fecha de certificación

Escenarios Comunes Donde Te Pedirán un W-9

• Apertura de cuenta bancaria empresarial (ej. Mercury, Relay)
• Registro de empresa de EE.UU. en Amazon Seller Central
• Recepción de pagos de clientes corporativos con sede en EE.UU.
• Facturación por servicios prestados a entidades de EE.UU.

Cuidado con la “Retención de Respaldo”

Si no entregas un W-9 correcto o proporcionas un TIN inválido, el pagador está obligado a retener el 24% de tus pagos como “retención de respaldo” y enviarlo al IRS. Puedes evitar esto enviando un W-9 válido y actualizado.

Penalidades por Errores o Declaraciones Falsas

• Multa de $50 por no entregar el formulario o proporcionar TIN incorrecto
• Penalidades mayores por desacato intencional
• Posibles cargos criminales por firmar con información falsa

W-9 vs. W-8BEN-E: ¿Cuál Necesitas?

• Si tienes una LLC registrada en EE.UU. y recibes pagos a su nombre → Usa el Formulario W-9
• Si eres una entidad extranjera sin presencia fiscal en EE.UU. → Usa el Formulario W-8BEN-E

Nunca debes entregar ambos. El formulario correcto depende de la residencia fiscal de la entidad que recibe los fondos.

Reflexiones Finales

El Formulario W-9 es más que un simple papeleo: es una parte clave para mantenerse en cumplimiento con las leyes fiscales de EE.UU. Si eres un extranjero con una LLC de EE.UU., saber cuándo y cómo usar este formulario te ayuda a evitar errores, penalidades y retenciones innecesarias. Siempre que trates con empresas o plataformas de EE.UU., asegúrate de que tu W-9 esté listo y actualizado.

En ExpressFormations, te ayudamos a formar tu LLC, obtener tu EIN y preparar tu documentación fiscal para que puedas operar sin problemas y con confianza.

Esta guía proporciona información general y no debe considerarse asesoramiento legal o fiscal. Las regulaciones y requisitos del IRS pueden cambiar. Consulta con profesionales fiscales calificados para obtener orientación específica y actualizada.