O que é o Formulário W-9? Guia Rápido (2025)

O que é o Formulário W-9 e quando você precisa preenchê-lo? (Guia 2025 para Estrangeiros com LLC nos EUA)

Se você possui uma LLC nos Estados Unidos, é provável que em algum momento seja solicitado a preencher o Formulário W-9. Embora possa parecer confuso à primeira vista, este documento é essencial para operar corretamente e evitar problemas fiscais. Neste artigo, explicamos o que é, para que serve, quem deve preenchê-lo e o que significa para estrangeiros com um negócio nos EUA.

O que é o Formulário W-9?

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O Formulário W-9 é um documento oficial do IRS usado para solicitar o nome legal e o número de identificação fiscal (TIN) de uma pessoa ou entidade dos EUA.

É importante observar que o W-9 não é enviado ao IRS. Em vez disso, você o entrega à pessoa ou empresa (como Amazon, Stripe, um banco ou outro negócio) que precisa de suas informações fiscais para emitir formulários como 1099-NEC, 1099-MISC ou 1099-K.

Quem Deve Preencher um W-9?

Este formulário deve ser preenchido por qualquer “pessoa dos EUA”, que inclui:

• Cidadãos ou residentes fiscais dos EUA
• Entidades registradas nos EUA (incluindo LLCs, corporações, parcerias e trusts)

Se você tem uma LLC registrada nos EUA, mesmo sendo um proprietário estrangeiro, empresas como Amazon, bancos ou processadores de pagamento provavelmente solicitarão um W-9.

Quais Informações Estão Incluídas no Formulário W-9?

• Nome legal do indivíduo ou entidade (conforme registros do IRS)
• Nome da LLC (se aplicável)
• Tipo de entidade (indivíduo, Corporação C, Corporação S, parceria, LLC)
• Códigos de isenção (se aplicável)
• Endereço de correspondência nos EUA
• Número de Identificação do Contribuinte (EIN, SSN ou ITIN)
• Assinatura e data de certificação

Cenários Comuns em que Você Será Solicitado um W-9

• Abertura de conta bancária empresarial (ex: Mercury, Relay)
• Registro de empresa dos EUA no Amazon Seller Central
• Recebimento de pagamentos de clientes corporativos dos EUA
• Faturamento por serviços prestados a entidades dos EUA

Cuidado com a “Retenção de Backup”

Se você deixar de enviar um W-9 correto ou fornecer um TIN inválido, o pagador é obrigado a reter 24% de seus pagamentos como “retenção de backup” e enviá-los ao IRS. Você pode evitar isso enviando um W-9 válido e atualizado.

Penalidades por Erros ou Declarações Falsas

• Multa de $50 por não enviar o formulário ou fornecer TIN incorreto
• Penalidades maiores por desconsideração intencional
• Possíveis acusações criminais por assinar com informações falsas

W-9 vs. W-8BEN-E: Qual Você Precisa?

• Se você tem uma LLC registrada nos EUA e recebe pagamentos em seu nome → Use o Formulário W-9
• Se você é uma entidade estrangeira sem presença fiscal nos EUA → Use o Formulário W-8BEN-E

Você nunca deve enviar ambos. O formulário correto depende da residência fiscal da entidade que recebe os fundos.

Considerações Finais

O Formulário W-9 é mais do que apenas papelada — é uma parte fundamental para manter-se em conformidade com as leis fiscais dos EUA. Se você é um estrangeiro com uma LLC dos EUA, saber quando e como usar este formulário ajuda a evitar erros, penalidades e retenções desnecessárias. Sempre que você lidar com empresas ou plataformas dos EUA, certifique-se de que seu W-9 esteja pronto e atualizado.

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Este guia fornece informações gerais e não deve ser considerado aconselhamento legal ou fiscal. Os regulamentos e requisitos do IRS podem mudar. Consulte profissionais fiscais qualificados para orientação específica e atualizada.